Fiche Pratique : conservation des documents de l’entreprise

La vie d’une entreprise est jalonnée de documents obligatoires. Chacun d’entre eux présente des spécificités particulières et vous êtes tenu de connaître leur durée de conservation afin de pouvoir présenter ces preuves en cas de contrôle.

Ces durées de conservation varient selon le type de documents concernés, lesquels peuvent être de nature juridiques et fiscales, comptable, sociale ou commerciale. Mais êtes vous au fait de ces durées de conservation ? Nous revenons avec vous sur ces spécificités.

Documents d’ordre juridique et/ou fiscal

• Statuts de la société : conservation de 5 ans après que la société ait perdu sa personnalité morale, ou ait été radiée du Registre du Commerce et des Sociétés
• Impôt sur les sociétés pour les EIRL : Conservation de 2 ans à compter de la date d’imposition
• Bénéfices industriels et commerciaux (BIC) : Conservation de 2 ans à compter de la date d’imposition
• Bénéfices non commerciaux (Activités libérales) : Conservation de 2 ans à compter de la date d’imposition
• Actes de la sociétés : conservation de 5 ans après que la société ait perdu sa personnalité morale, ou ait été radiée du Registre du Commerce et des Sociétés
• Registre des titres nominatif: conservation de 5 ans à compter de la fin de leur utilisation (source Greffe de Paris)
• Registre des mouvements de titres : conservation de 5 ans à compter de la fin de leur utilisation (source Greffe de Paris)
• Ordres de mouvements : conservation de 5 ans à compter de la fin de leur utilisation (source Greffe de Paris)
• Registres des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration : conservation de 5 ans à compter de la fin de leur utilisation (source Greffe de Paris)

• Cotisations foncières : Conservation de 3 ans à compter de la date d’imposition
• Taxes sur le chiffre d’affaires : Conservation de 3 ans à compter de la date d’imposition
• Taxes sur les salaires : Conservation de 3 ans à compter de la date d’imposition
• Impôts sur les sociétés : Conservation de 3 ans à compter de la date d’imposition

NB : il est vivement conseillé de conserver ce registre de manière illimitée, dans le cas de figure où, par exemple, vous devriez prouver les conditions d’adoption d’une décision.

Documents d’ordre comptable

• Livres comptables : Conservation de 10 ans à partir de la fin de l’exercice
• Talons de chèque : conservation de 5 ans après que la société ait perdu sa personnalité morale, ou ait été radiée du Registre du Commerce et des Sociétés
• Relevés bancaires : conservation de 5 ans après que la société ait perdu sa personnalité morale, ou ait été radiée du Registre du Commerce et des Sociétés
• Documents de comptes annuels : Conservation de 10 ans à partir de la fin de l’exercice
• Factures : Conservation de 10 ans à partir de la fin de l’exercice

Documents d’ordre social

• Contrats de travail : Conservation de 3 ans à compter de la date d’imposition
• Registre du personnel : conservation de 5 ans après que la société ait perdu sa personnalité morale, ou ait été radiée du Registre du Commerce et des Sociétés
• Comptes des jours de travail : Conservation de 3 ans à compter de la date d’imposition

Documents d’ordre commercial

• Contrats commerciaux : conservation de 5 ans après que la société ait perdu sa personnalité morale, ou ait été radiée du Registre du Commerce et des Sociétés
• Bons de livraison : Conservation de 10 ans à partir de la fin de l’exercice
• Bons de commande : Conservation de 10 ans à partir de la fin de l’exercice
• Contrat signés par Internet (de plus de 120€) : Conservation de 10 ans à partir de la fin de l’exercice
• Document de transport de marchandise : conservation de 5 ans après que la société ait perdu sa personnalité morale, ou ait été radiée du Registre du Commerce et des Sociétés

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