Comment rédiger un Procès-Verbal d’Assemblée Générale ?

Le procès-verbal (PV) d’assemblée générale est un document incontournable pour toute entreprise. Il formalise les décisions prises par les associés ou actionnaires, garantit leur traçabilité et sert de preuve en cas de contrôle ou de litige.

Mais comment le rédiger correctement ? Quelles mentions sont obligatoires ? Et comment l’archiver pour rester conforme ?

Voici un guide complet, clair et structuré pour rédiger un PV d’AG sans erreur.

Qu’est-ce qu’un procès-verbal d’assemblée générale ?

Le procès-verbal est un document écrit qui résume le déroulement et les décisions adoptées lors d’une assemblée générale.

Il ne retranscrit pas les échanges dans leur intégralité, mais doit rester fidèle, objectif et suffisamment précis pour refléter les décisions et points essentiels, y compris les éventuels avis opposés.

Son rôle est essentiel :

• il constitue la preuve officielle des délibérations,
• il sécurise les décisions prises (approbation des comptes, nominations, modifications statutaires, etc.),
• il peut être exigé lors d’un contrôle ou dans le cadre de démarches administratives,
• il assure la continuité et la traçabilité de la vie sociale de l’entreprise.

Pour conserver sa valeur probante, le PV doit être signé, numéroté et archivé dans un registre prévu à cet effet.

Le PV d’AG est-il obligatoire ?

Dans la plupart des sociétés, la rédaction d’un procès-verbal est obligatoire pour formaliser les décisions prises en assemblée générale.

Selon la forme juridique :

• SAS / SASU : un PV est requis pour toutes les décisions prises en assemblée ou selon les règles prévues par les statuts.
• SARL / EURL / SCI : le PV est obligatoire pour les assemblées ordinaires et extraordinaires.

L’absence de PV peut entraîner :

• une irrégularité juridique,
• la remise en cause des décisions adoptées,
• des difficultés en cas de contrôle,
• ou des litiges internes liés au manque de traçabilité.

Quelles sont les mentions obligatoires d’un PV d’AG ?

Pour être valable, un procès-verbal doit comporter un certain nombre d’informations essentielles. Elles permettent de prouver le bon déroulement de l’assemblée et d’assurer la traçabilité des décisions.

1. Les informations sur la société

• Dénomination sociale
• Forme juridique
• Adresse du siège
• Numéro SIREN / RCS
• Identité du dirigeant

2. Les informations sur l’assemblée

• Date, heure et lieu de l’AG
• Modalités de convocation
• Identité du président de séance
• Liste des associés ou actionnaires présents ou représentés
• Vérification du quorum (si nécessaire)
• Ordre du jour

3. Les informations sur les décisions prises

• Chaque résolution doit être clairement présentée :
• Intitulé de la décision
• Résultat du vote (pour / contre / abstention)
• Contenu précis de la résolution adoptée ou rejetée

4. Les annexes éventuelles

• Feuilles de présence
• Rapports et documents présentés
• Textes soumis au vote

Ces mentions constituent la base indispensable d’un PV conforme et opposable.

Comment rédiger un PV d’assemblée générale ?

Qui est chargé de rédiger le PV ?

La rédaction du procès-verbal d'assemblée générale relève, en principe, de la personne qui préside la séance. Les statuts de la société peuvent toutefois prévoir des modalités différentes et désigner un secrétaire de séance ou toute autre personne habilitée à cette fin.

Dans la pratique, cette mission est le plus souvent assurée par le dirigeant, le président de séance ou un secrétaire désigné lors de l'assemblée. Lorsque la société dispose d'un service juridique ou administratif, celui-ci se charge fréquemment de formaliser le procès-verbal après la réunion, sous l'autorité du président de séance.

Il est également courant que la rédaction matérielle du procès-verbal soit confiée à un conseil externe, tel qu'un avocat ou un expert-comptable, notamment lorsque la société ne dispose pas des ressources internes nécessaires ou lorsque les décisions prises présentent un enjeu juridique particulier.

Le conseil externe agit alors comme rédacteur technique du procès-verbal, sans se substituer aux organes sociaux. La responsabilité du contenu demeure attachée à la société et à ses représentants, et le document doit être validé et signé par les personnes légalement habilitées.

Comment structurer le document ?

Un PV clair et conforme suit généralement cette structure :

1. En-tête avec les informations légales de la société

2. Rappel de la convocation et de la constitution de l’assemblée

3. Présidence de séance et feuille de présence

4. Ordre du jour

5. Déroulé des débats (optionnel)

6. Présentation des résolutions

7. Résultats des votes

8. Clôture de séance

9. Signatures obligatoires

Rédigé de manière neutre, factuelle et sans interprétation personnelle, le PV doit simplement rapporter ce qui s’est réellement déroulé.

La signature et l’approbation du PV

Pour que le procès-verbal soit valable, il doit être signé par le président de séance, et parfois par le secrétaire, si les statuts le prévoient.

Certaines sociétés choisissent également de faire signer l’ensemble des associés présents afin de renforcer la traçabilité et d’éviter toute contestation ultérieure.

Comment corriger un PV d’Assemblée Générale en cas d’erreur ?

Il arrive qu’un procès-verbal comporte des erreurs matérielles (mots manquants, formulation incorrecte, inversion de termes, etc.). Il est possible de les corriger, mais certaines règles strictes doivent être respectées, notamment lorsque le PV est rédigé dans un registre coté et paraphé.

1. Ce qu’il est possible de corriger

Les corrections autorisées sont les suivantes :

• suppressions
• additions
• rectifications dans le texte déjà inscrit sur les feuilles du registre

Il est strictement interdit sous peine de sanctions pénales, de :

• remplacer une feuille,
• ajouter une nouvelle feuille,
• en retirer une,
• ou en échanger une par une autre.

Le registre doit rester intègre.

2. Comment réaliser les corrections concrètement ?

La procédure habituelle consiste à :

• Rayer les mots erronés : les mots ou passages annulés doivent être barrés proprement, sans jamais rendre le texte illisible.
• Numéroter les mots rayés : on inscrit un renvoi dans la marge pour identifier le texte supprimé.
• Reporter les rectifications : les corrections se font dans la marge, ou en bas de page, selon la place disponible. Il est également possible d’ajouter un alinéa manquant en bas de page ou en marge.

3. Signature et validation des corrections

Pour être valables, les corrections doivent être  paraphées par les mêmes signataires que le PV original et complétées en fin de document par une mention indiquant :

• le nombre de mots supprimés,
• le nombre de mots nuls,
• et le nombre de mots ajoutés.

Cette validation rend la correction incontestable.

Quel est le délai pour signer ou établir un procès-verbal d’assemblée générale ?

Aucun délai légal strict n’impose quand un PV doit être rédigé ou signé. Toutefois, pour garantir sa valeur et éviter toute contestation, il est recommandé de le formaliser le plus tôt possible après l’assemblée.

En pratique, le procès-verbal devrait être rédigé dans les jours qui suivent la réunion, tant que les échanges et décisions sont encore frais. Il doit également être signé avant toute démarche administrative qui repose sur son contenu : dépôt au greffe, enregistrement ou modification au RCS, par exemple.

Un PV établi trop tard peut perdre en crédibilité et compliquer un éventuel contrôle, faute de traçabilité suffisante.

Comment conserver et archiver un PV d’AG ?

Pour être opposable, un procès-verbal doit être conservé dans un registre coté et paraphé par le Greffe, support indispensable pour garantir son authenticité et sa valeur probante. L’archivage ne se limite pas à stocker les documents : il s’agit d’une véritable démarche de tenue documentaire.

Un archivage rigoureux repose sur quelques bonnes pratiques :

• utiliser un registre d’assemblée conforme, spécialement prévu pour accueillir les PV,
• numéroter les pages sans rupture, afin d’assurer la continuité du registre,
• inscrire chaque procès-verbal dans l’ordre chronologique,
• conserver les annexes (feuille de présence, rapports, documents examinés),
• garder les PV pendant au moins six ans, et souvent plus selon les usages ou obligations internes.

Une conservation organisée et conforme renforce la fiabilité du registre et facilite toute vérification ultérieure.