Registre Unique du Personnel numérique

Quels sont les employeurs concernés ?

Pour quels salariés ?

Le registre unique du personnel concerne tous les salariés de l’entreprise, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire et les travailleurs à domicile. Il concerne également les stagiaires accueillis dans l’entreprise, selon les modalités précisées ci-dessous.

• Comme tout salarié, le travailleur étranger doit figurer dans le registre unique du personnel.
• L’employeur qui détache un ou plusieurs salariés, dans les conditions prévues aux articles L. 1262-1 et L. 1262-2 du code du travail adresse une déclaration, préalablement au détachement, à l’inspection du travail du lieu où débute la prestation. Cette déclaration est annexée au registre unique du personnel de l’entreprise qui accueille les salariés détachés. Cette disposition est issue de la loi n° 2014-790 du 10 juillet 2014 citée en référence, en vigueur depuis le 12 juillet 2014.)]

Quelles sont les obligations de l’employeur ?

• nom et prénom,
• nationalité,
• date de naissance,
• sexe,
• emploi,
• qualification,
• dates d’entrée et de sortie de l’établissement
• lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou, à défaut, date de la demande d’autorisation,
• pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail,
• pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, mention « contrat à durée déterminée »,
• pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire » ainsi que nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire,
• pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que dénomination et adresse de ce dernier,
• pour les salariés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel »,
• pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».

• une copie des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée des travailleurs étrangers est annexée au registre unique du personnel et rendue accessible aux délégués du personnel et aux fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale. Elle est tenue à leur disposition soit dans l’établissement, soit sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l’établissement pour ceux des travailleurs étrangers qui y sont employés ;
• une copie des déclarations de détachement mentionnées aux articles R. 1263-3, R. 1263-4 et R. 1263-6 du code du travail est annexée au registre unique du personnel et rendue accessible aux délégués du personnel et aux fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du présent code et du code de la sécurité sociale. Elle est tenue à leur disposition soit dans l’établissement, soit sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l’établissement pour ceux des travailleurs détachés qui y sont employés ; cette disposition est issue du décret du 30 mars 2015 cité en référence, en vigueur depuis le 1er avril 2015.

Quelle forme doit revêtir le registre unique du personnel ?

Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre.

Si l’employeur choisit d’utiliser d’autres moyens que le support papier - informatiques notamment - ceux-ci doivent offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.

Les traitements informatisés des registres obligatoires (notamment du registre unique du personnel) sont dispensés de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) lorsqu’ils répondent aux conditions fixées par la Délibération CNIL n° 2004-097 du 9 décembre 2004.

Quelles sont les sanctions en cas d’infraction ?

En cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté.

Registre absent, mentions erronées ou incomplètes, la sanction est identique : l’employeur aura à s’acquitter de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe (750 € au plus pour les personnes physiques, 3 750 € au plus pour les personnes morales), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Les stagiaires sont-ils concernés ?

Les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans l’établissement sont inscrits dans l’ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel.

Pour chaque stagiaire concerné, les indications complémentaires, portées sur le registre unique du personnel ou pour les organismes ne disposant pas d’un registre unique du personnel dans tout autre document permettant de suivre les conventions de stage, sont les suivantes :

• Les nom et prénoms du stagiaire ;
• Les dates de début et de fin du stage (ou de la période de formation en milieu professionnel) ;
• Les nom et prénoms du tuteur ainsi que le lieu de présence du stagiaire.

Ces dispositions, issues du décret du 27 novembre 2014 pris en application de la loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014, sont applicables au titre des conventions de stage conclues depuis le 1er décembre 2014.